PERCHÉ AVERE UN’AGENDA: VANTAGGI E UTILITÀ

Da sempre l’agenda ha formato parte della mia quotidianità.

Tenere un diario giornaliero dove organizzare la giornata, programmare la settimana, gli appuntamenti o segnare le scadenze, genera indiscutibilmente una miglior gestione del tempo. Avere un’agenda rappresenta uno strumento base per migliorare la produttività in questo mondo frenetico, dove si è perennemente di corsa e il tempo comunque manca sempre.

Credo che tutti, chi più chi meno, siamo d’accordo sul fatto che pianificare è la miglior strategia per riuscire ad ottimizzare il proprio tempo, portare a termine gli impegni e le attività da svolgere, ed essere più produttivi sia nel ambito lavorativo sia in quello personale.

Molte sono le strategie organizzative che si possono scegliere. Negli ultimi anni c’è stata una grande evoluzione e approfondimento in questo settore con nuove tecniche e sistemi innovativi per organizzare in modo efficiente la propria vita. A questo punto, ognuno deve scegliere il metodo che meglio si adatta alla propria personalità e alle esigenze specifiche, per stabilire le priorità in modo oculato e realistico.

AGENDA COME STRUMENTO PER MASSIMIZZARE LA PRODUTTIVITÀ

Ciò che consente di massimizzare la produttività in modo soddisfacente è organizzare il proprio tempo con un approccio personalizzato alla gestione delle attività. Sviluppare una certa flessibilità e adattabilità alle circostanze e agli imprevisti, che sono inevitabili, tenendo conto che qualche volta bisognerà apportare modifiche ai piani prestabiliti, permetterà una gestione meno stressante.

È importante inoltre non lasciare che eventi inattesi prendano il sopravvento e si mettano al timone della propria vita, per non essere costretti a vivere le giornate in modalità reattiva anziché proattiva. Molto spesso succede che quello che chiamiamo imprevisti non sono proprio tali, ma piuttosto attività che sono state procrastinate, e a un certo punto diventano urgenti.

Gestire gli imprevisti in modalità reattiva comporta perdere di vista l’obiettivo principale, lasciarsi travolgere dagli eventi fortuiti e arrivare a sera senza energie e con scarsa motivazione. Affrontare invece gli imprevisti in modalità proattiva permette di rimettere in ordine le priorità senza essere sopraffatto dalle circostanze.

Avere un’agenda ben organizzata che tenga conto in modo realistico dei compiti da svolgere ogni giorno, e che permetta di aggiornare quotidianamente gli impegni in modo strategico e metodico può migliorare la produttività in modo esponenziale.

VANTAGGI E UTILITÀ DI AVERE UN’AGENDA

L’agenda rappresenta un’alleato prezioso di supporto per le sue molteplici funzionalità:

• Stilare una lista delle cose da fare (To-do-list) annotando in agenda i compiti del giorno aiuterà a mantenere tutto sotto controllo, affrontando  le attività di ogni giorno in modo efficace evitando di dimenticare qualcosa. Fare un elenco giornaliero che comprenda tutte le attività da svolgere eviterà anche il caos mentale che provoca tenere mille foglietti in giro.

• Definire gli obiettivi, i tuoi propositi, i traguardi per scritto nell’agenda comporta prendere coscienza di cosa vuoi, di cosa fare per ottenerlo e aiuta a rimanere concentrati.

• Avere un’agenda permette di pianificare in modo intelligente e strategico ogni tipo di incombenza, ed è un’ottimo sistema per definire le priorità senza perdersi in compiti che rallentano la produttività.

• Tra i tantissimi vantaggi e utilità di avere un’agenda ci sono anche questi: può fungere da contenitore per documenti, bollette, biglietti da visita, essere utile come Block Notes per prendere appunti in qualunque momento, per cogliere idee al volo e per lasciare spazio alla nostra creatività quando l’ispirazione investe i nostri pensieri.

Attualmente i supporti tecnologici offrono molteplici possibilità grazie allo sviluppo di PC, tablet o smartphone, con svariati modelli di agende digitali che possono essere molto utili per chi non è portato a utilizzare un metodo analogico. Ma per quanto la tecnologia sia evoluta, personalmente credo che il feeling e l’approccio che si crea con un taccuino difficilmente si possa creare con uno schermo.

È scientificamente dimostrato che scrivere con carta e penna, oltre a mantenere la mente allenata, facilita la memorizzazione ed è un ottimo esercizio creativo.

Lasciando fluire la creatività, possiamo essere noi a definire lo stile e le categorie della nostra agenda, la sua struttura e le voci che la formano in funzione alla nostra personalità, e modificarla strada facendo.

La sensazione che ci dà il supporto cartaceo è sicuramente molto intima: l’emozione di toccare, scarabocchiare, disegnare, colorare, cancellare, pianificare, creare mappe concettuali o scrivere a piacimento non ha paragone.

Il cartaceo aiuta anche a disimpegnare la mente da tutti quei cumuli di contenuti che dobbiamo ricordare, scaricandoci dal peso di dovere tenere in testa mille cose aiutandoci ad alleggerire lo stress; è un po’ come una liberazione.

Avere un’agenda per l’organizzazione della quotidianità può migliorare il benessere personale e la qualità della vita poiché permette di semplificare la gestione di tutti gli ambiti che formano parte della nostra realtà. Improvvisare le giornate senza una guida crea una dispersione di risorse ed energie personali inutilmente. In un primo momento tenere segnai in un’agenda tutti gli impegni può risultare ostico e molto impegnativo, ma una volta presa l’abitudine diventerà uno strumento indispensabile del quale non se ne potrà fare a meno.

Per avere successo nello svolgimento dei compiti quotidiani e nella pianificazione di progetti l’organizzazione è tutto. Bisogna comunque ricordarsi che l’agenda deve essere un aiuto e non un ulteriore fonte di ansia, e se ci capiterà di non riuscire a portare a termine tutto quello che abbiamo in programma rimanderemo tranquillamente senza avere dei sensi di colpa.

Rimandare non significa assolutamente inefficacia. Molto spesso avere presenti da subito le cose da fare dividendole per priorità, permette di posticipare in anticipo qualcosa in programma per tenere tutto sotto controllo. E poi c’è da considerare che la vita accade, e che non è tutto prevedibile. L’importante è avere sempre chiaro un programma di base che si aggiornerà giorno dopo giorno.

Al contrario di quanto si crede, l’organizzazione non è una dote innata, ma è un’abilità che può essere imparata e interiorizzata di qualunque persona. Il segreto è prendere l’abitudine e cercare di migliorare un po’ per volta in modo graduale. Appena si inizieranno a vedere i primi risultati e i benefici positivi di questo processo di evoluzione personale, il senso di soddisfazione farà crescere la volontà di continuare. In ogni caso metodo e costanza saranno la chiave per la buona riuscita in questo percorso.

Sono appassionata di ordine e organizzazione da sempre e in questo blog troverai altri post su questo argomento. Nella vita mi occupo di immagine personale, e se hai bisogno di aiuto per riorganizzare il tuo guardaroba sia personale che professionale, creare un guardaroba capsula o avere una pianificazione dei tuoi look per la tua quotidianità puoi contattarmi tramite mail a joana@stylidentitas.blog per prenotare la consulenza “Wardrobe Revival”, richiedere una consulenza ad hoc per una esigenza specifica, o richiedere informazioni su gli altri servizi a tua disposizione.

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